ISO 9001-Certifiering på 4 månader – Hur vår process gick till

KVALITET, TEKNIK • 8 oktober 2024

Som mindre tjänsteföretag inom ingenjörsbranschen såg vi en hel del fördelar med att bli ISO 9001-certifierade. Innan vi tog beslutet om att certifiera oss såg vi i ledningsgruppen ett tydligt behov av att framförallt klargöra och ge hela organisationen nödvändiga verktyg för att förstärka det kvalitetsarbete som vi redan gjorde och alltid hade gjort, detta i linje med vår framtida vision om att skala upp verksamheten och göra våra kunder ännu mer nöjda. Initialt fanns det generellt ett ganska stort motstånd eller rädsla till ISO 9001 inom olika delar av organisationen med kommentarer som “ bara inte systemet blir en belastning snarare än en förbättring” eller “kommer det här döda vår kreativitet?” men det skulle visa sig att dessa tankar var obefogade. Vi såg också ISO 9001-certifieringen som ett viktigt steg mot att kunna vara med i större upphandlingar av utvecklingsprojekt och för att kunna ta oss an vissa av de större projekten med de lite större kunderna. Många av våra potentiella kunder ser ISO 9001 som en hygienfaktor.

Med de sju kvalitetsledningsprinciperna (kundfokus, ledarskap, medarbetarnas engagemang, processinriktning, förbättring, faktabaserade beslut och relationshantering) som grundpelare påbörjades arbetet och det blev lite av ett “stålbad” för organisationen. En lärdom och observation var att många av våra arbetsprocesser och arbetssätt var tydliga för vissa delar av organisationen, men mindre tydliga för andra.

HUR VI BÖRJADE

Startskottet gick i mitten av maj 2024 och vi beslutade att driva certifieringsprocessen i projektform. Vi tillsatte ett team bestående av kompetenser och representanter från alla delar av verksamheten. Vi bestämde att sätta upp som mål att ha certet i hand i oktober. Efter att ha gjort research och läst på ordentligt genom att analysera standarden och undersöka liknande organisationers certifieringsprocess beslutade vi att driva igenom projektet själva utan hjälp av externa kvalitetskonsulter. 

Det första steget var att göra en GAP-analys av organisationen, GAP-analysen är ett bra verktyg för att “diagnostisera” organisationen för att förstå var det behövdes vidtas åtgärder eller förbättringar, dvs hitta gapen som behövdes fyllas igen ur kvalitetssynpunkt. Detta genererade en relativt omfattande lista som vi sedan konverterade till actions och uppgifter i vårt projektplaneringsverktyg Trello. 

VIKTEN AV TYDLIGA MILSTOLPAR

Tidigt i processen bestämde vi vilket ackrediterat certifieringsorgan som vi skulle använda. De enda organisationerna som kan godkänna och utföra revisioner enligt ISO 9001 är de som är ackrediterade. I Sverige är det Swedac som ackrediterar dessa organisationer, således är det i deras register lämpligt att hitta certifieringsorgan. Vi gick vidare med C1 Cert och bokade direkt upp datum för Steg 1 Revision samt efterföljande Steg 2 Slutrevision.  När vi hade dessa datum spikade blev det enkelt att motivera teamet och planera upp projektet och förstå tidsplanen och vad som behövdes göras när. Vi bestämde oss för att boka in slutrevisionen i oktober men vi blev tom klara tidigare än så!

HJÄLPMEDEL

CONFLUENCE

För att inte krångla till för mycket beslutade vi att vi skulle använda Confluence för att dokumentera, identifiera och skapa spårbarhet bland QMS-dokumenten. En lärdom här var att besluta tidigare i projektet för vilken typ av dokumentationsstöd som skulle användas, i vårt fall skapades en del dokumentation i form av Google presentationer osv. vilket gjorde att vi blev tvungna att lägga ner lite onödig tid på att anpassa formatet till Confluence i efterhand för att kunna utnyttja dess fördelar. Confluence har blivit som en medarbetarportal eller intranät där medarbetare kan ges lämplig behörighet och få tillgång till relevant, uppdaterad och verifierad information.

TRELLO

Vi hade redan innan ISO 9001-projektet börjat testa använda planeringsverktyget Trello i en del av våra projekt, men under projektets gång rullades det ut för bredare användning och integrerades i större delar av verksamheten och av alla medarbetare. Trello är ett kompetent system som gör det smidigt att dokumentera och skapa spårbarhet i vårt operativa arbete i våra kundprojekt.

Vi valde dessa hjälpmedel för att de fyller vårt behov av att inte krångla till saker i onödan samt att de är lättillgängliga, användarvänliga och superenkla att implementera, som liten organisation har vi inte heller resurser för att implementera och integrera något större system.

DELSTEGEN MOT ISO 9001-CERTIFIKATET

Det finns många bra guider att läsa för att få hjälp att implementera ett QMS-system. Vi använde oss bland annat av https://www.iso9001help.co.uk/ och https://blog.auditortrainingonline.com/blog där vi fick tillgång till bra förklaringar nedbrutet på klausul-nivå.

Efter GAP-analysen som resulterade i en handlingsplan så började teamet att arbeta med aktiviteterna som hade skapats. Det var många aktiviteter för ledningsgruppen till en början för att kunna ge rätt förutsättningar och ramverk till resten av projektet vartefter vi betade av kapitlen i standarden. Inledningsvis var det mycket analysarbete. Bland annat:

  • SWOT-analys (Med PESTLE)
  • Riskanalys
  • Definiera omfattningen av kvalitetssystemet
  • Intressentanalys
  • Övergripande processkartläggning med intressentkoppling + input och output

Vi lade stor vikt vid våra huvudprocesser (produktutveckling och säljprocessen) och vi satte upp rutiner och hjälpdokument för att säkerställa kundfokus och ständiga förbättringar och implementerade det cirkulära “plan-do-check-act”-tänket för i stort sett alla processer och delprocesser i stort som smått. Det här är en viktig del av standarden som gör att vi undviker att göra om samma misstag flera gånger och tillvaratar de bra sakerna. En viktig del efter ovan analys var att tydligt definiera våra interna roller och skriva rollbeskrivningar och förankra inom organisationen. Vi arbetade också med ändrings- och avvikelsehantering då detta är en viktig del för oss som produktutvecklande ingenjörsföretag. 

Omecons produktutvecklingsprocess

Framåt juli började det närma sig steg 1 revision som var bokad i mitten av augusti. I den här fasen pågick rätt mycket “produktion” av rutiner och dokumentation bland alla teammedlemmar. Eftersom många i projektteamet var på väg på semester eller redan hade gått på semester så krävdes det en del pusslande och arbetet delades upp och andra delar av organisationen fick kliva fram och ta ett större ansvar och arbetsbörda. Det var också under denna period som vi informerade och utbildade alla medarbetare i QMS-systemet för att komma väl förberedda till revisionen. 

En viktig del i kvalitetsledning handlar om att ta faktabaserade beslut och för att kunna göra det behövs det mätetal och data att utvärdera. När alla processer hade mejslats fram under projektets gång började arbetet med dessa mätetal och vi beslutade oss för att utarbeta KPI:er för att mäta varje process. Ett KPI är ett nyckeltal som är ett mått som går att mäta kontinuerligt över tid och för ett specifikt syfte. Läs mer här

För att säkerställa att kvalitetssystemet fyller sitt syfte över tid behöver organisationen göra internrevisioner och hålla “ledningens genomgång” minst en gång per år. Därför har vi sett till att skapa rutiner och schema för dessa aktiviteter under kommande 3-årsperiod innan det är dags för förnyelserevision.

Som tidigare nämnts ovan så planerade vi att ha slutrevisionen i oktober men i och med att projektet flöt på så pass bra som det gjorde kände vi oss trygga med att flytta fram datumet till september och i och med slutrevisionen så tog det bara några dagar innan certet var i hamn!